Hotel rezervovaný, výlety naplánované, na letiště vyrážíte v pět ráno, teď už jen poprosit kolegu, aby za vás vzal poradu, odepsat na e-maily a co jsem to ještě… jo, sakra, nastavit automatickou odpověď v nepřítomnosti!
Zdá se vám tenhle příběh povědomý?
Jeho výsledkem jsou e-mailové schránky každodenně zaplavované stejným:
Mimo kancelář
Dobrý den, v termínu od X do Y čerpám dovolenou a budu mimo kancelář. Po dobu mé nepřítomnosti kontaktujte prosím kolegu@stejnafirma.cz.
… jde to dělat lépe. A nemusíte být copywriter, abyste svými out of office (OOO)
e-maily projasnili kolegům i klientům dny. Zaslouží si to – vždyť zatímco vy poleháváte s drinkem na pláži nebo běháte po horách, oni sedí v kanceláři.
Příklad klasického OOO e-mailu je dobrý v tom, že obsahuje všechny potřebné informace:
Když tyhle dvě věty doplníte jasným předmětem, je hotovo. Neurazíte, nenadchnete, ale když dojde podobná odpověď naráz od tří lidí, otrávíte.
Zkuste to tentokrát jinak.
Následující tipy sami používáme, jsou tedy bezpečně schůdné i pro introverty.
Tenhle e-mail si nepřečtu, protože:
Cítíte ten rozdíl?
Možná si říkáte, že vaše aktivity nikoho nezajímají. To může být sice pravda, ale lidé si rádi připomínají vlastní zážitky a sny, takže zmínka o malování bytu může vzbudit spoluúčast a chata bez internetu podnítit denní snění o koukání do trávy.
Po návratu do práce se navíc vyhnete klasickému kolečku otázek: „Jaká byla dovolená? Tak to je fajn. A kde jste vlastně byli?“ Případně trapnějšímu: „Jaká byla dovolená? Jo aha, tys nikde nebyl...“
Je prostě mnohem příjemnější, když se rozhovor rovnou točí okolo toho, kde mají v Chorvatsku nejlepší grundle.
Když se řekne Chorvatsko, většina lidí si představí válení u moře. Jenže Martina tam jela lézt po skalách. A víte co ji čekalo v poště po návratu? Milá odpověď
na OOO e-mail od klientky, ať si to moc užije, že i ona dřív lezla.
Čím déle budete pryč, tím častěji bude váš OOO e-mail lidem chodit. A tím spíš
si příjemci zaslouží číst něco vtipného. Nemusíte to přehánět, dokonce to není ani žádoucí. Ironie a sarkasmus v on-line prostředí nikdy moc dobrou službu nedělaly.
Stačí si lehce udělat legraci ze sebe sama.
Tenhle bod je možná aktuální jen v agenturách, stejně se o něj ale podělím. Pokud zrovna pracujete na velkém projektu a tedy si s určitými lidmi píšete častěji, nebojte se jim uzpůsobit svůj OOO e-mail na míru.
Když jsem při práci na webu Kloboucké lesní odjížděla na týden na tábor, nechtěla jsem, aby moje nepřítomnost byla zdrojem zvýšených obav o termín dokončení.
Do OOO e-mailu jsem proto zakomponovala les a bingo – na první schůzce po návratu jsme probrali situaci v jihočeských lesích, já přidala historku o stromu padajícím na děti a bylo dobře.
OOO e-mail je ideální příležitost užít si ulítlý předmět. A věřte, že jakkoli krotký punk mezi běžnými „report za červen“, „plán na blog“ nebo „termín schůzky“ náramně vynikne! Dokonce natolik, že na něj příjemce poprvé zvědavě klikne a při každém dalším přistání ve schránce už přesně ví, o co jde.
Pokud nechcete při každé nepřítomnosti vymýšlet nový předmět, zvolte si jedena ten pak používejte opakovaně. Martinův předmět je sice vždy stejný, ale osobnějšía uvolněnější než „mimo kancelář“. A to se cení.
